Quelques astuces pour une assemblée virtuelle fluide avec Meeting par UpperBee
Voir tous les articles de Blogue
22 octobre 2021 | AG, assemblées de copropriétés virtuelles, réunion virtuelle | Meeting, Non classifié(e)
Le contexte mondial actuel a fait en sorte que les assemblées virtuelles se sont imposées comme le standard à plusieurs niveaux, que ce soit pour des réunions entre collègues ou même parfois pour un souper en famille. L’univers de la copropriété n’a pas été épargné par cette nouvelle réalité.
Meeting par UpperBee offre une solution idéale pour une copropriété voulant tenir ses assemblées dans les règles de l’art, avec un décorum serré et toutes les données requises. Comme tout outil, certaines pratiques sont fortement recommandées pour s’assurer que tout se déroule de façon agréable pour tous. Dans cette optique, voici quelques recommandations de notre équipe pour assurer une fluidité lors de la réunion.
- Si les micros ne fonctionnent pas, l’écrit demeure une solution
La rapidité à interagir est souvent influencée par de multiples facteurs, comme le niveau d’aisance de l’individu avec l’ordinateur (ou le cellulaire) ou encore la rapidité de la connexion internet. À cela s’ajoute le fait que l’ouverture du micro se fait en deux temps, soit l’octroi du droit de parole par l’animateur, puis l’ouverture du micro du côté du participant. Il pourrait également s’ajouter des enjeux liés à la mauvaise configuration de l’appareil utilisé.
Si vous êtes l’animateur, nous vous invitons à débloquer les micros des gens ayant la main levée, et ce, dès que les mains se lèvent, de telle sorte que si une personne dans la liste des mains levées a plus de facilité à prendre la parole, elle pourra le faire en premier, ce qui laissera plus de temps aux autres pour résoudre d’éventuels problèmes techniques qui les empêcheraient d’activer leur micro et caméra.
Malgré tout, il est important de se montrer ouvert et patient. Une bonne pratique est de donner un temps limite aux participants pour ouvrir leur micro et caméra. Si le participant n’y parvient pas, on l’invite à poser ses questions par écrit. Pendant que la personne écrit sa question, on peut inviter la prochaine personne à poser la sienne. Une telle pratique permet de passer à travers les questions de l’assemblée plus rapidement tout en donnant la chance à tous de s’exprimer, et ce, même s’ils pourraient avoir des enjeux techniques.
- Le défi des tablettes et téléphones intelligents
Rappelons que contrairement à un ordinateur, sur un appareil mobile, l’accès au micro et à la caméra n’est pas octroyé au site web ou au fournisseur de service, mais à l’application (Chrome ou Safari par exemple). Si l’on a bloqué l’accès il y a longtemps, ce paramètre reste et a préséance sur toute demande de permission du site web. Les participants utilisant un appareil mobile devront préalablement donner accès au micro et caméra à l’application, via les paramètres de leur tablette ou téléphone intelligent.
Un animateur est en mesure de voir quel type d’appareil utilise un participant et peut rappeler ce fait lorsqu’un participant éprouve des difficultés avec son téléphone intelligent ou sa tablette.
- Les tests préalables à la tenue de l’assemblée
Dans tout courriel standard d’invitation à une assemblée virtuelle, des guides d’aide et des vidéos, de même qu’un outil de test pour le micro, caméra et connexion internet sont mis à la disposition des participants afin qu’ils puissent résoudre d’éventuels enjeux avant la tenue de l’assemblée. Ces ressources sont aussi disponibles via la plateforme de support d’UpperBee (lien direct).
Consulter ces ressources peut réduire considérablement les risques de complications en cours d’assemblée. Des vidéos d’aide sont également mises à votre disposition afin de les diffuser dans la composante audiovisuelle de la salle d’assemblée Meeting avant le début de l’assemblée, en guise de rappel aux participants sur le fonctionnement de la plateforme Meeting. Une version en français, une version en anglais, et une vidéo bilingue sont disponibles pour s’adapter à tous les scénarios possibles.
Finalement, si vous avez des participants qui sont moins à l’aise avec la technologie, vous pouvez les encourager à faire venir un ami à la maison le soir de l’Assemblée afin d’obtenir de l’aide. Sinon, l’autre option est de transmettre une procuration à un voisin et de se joindre à lui pour visionner l’assemblée sur l’appareil de ce voisin et ainsi de bénéficier de son expertise avec la technologie.
- Meeting, le meilleur tarif sur le marché
Meeting est la plateforme de réunion virtuelle pouvant convenir à des réunions comptant de 6 à 1 000 participants.
La tarification de Meeting en fait le logiciel au meilleur tarif sur le marché.
La tarification en vigueur est de 149 $ plus 2 $ par unité supplémentaire au-delà de 25 unités.
Une chose est sûre, l’assemblée virtuelle permet en général d’obtenir un quorum beaucoup plus facilement et vous ne devriez pas craindre celle-ci, car elle s’avère fort appréciée chez de nombreux utilisateurs, même parfois par certains qui y étaient réfractaires au départ.
Comme on dit, «l’essayer c’est l’adopter ».
Commentaires
Vous aimez cet article?
N’hésitez pas à le partager!
actualités populaires.
Produits