Communications : Fonctionnalités
Messagerie interne et externe
Échangez directement avec vos locataires et vos fournisseurs et conservez un historique complet de toutes ces communications.
Historique de communication
UpperBee permet aux gestionnaires et propriétaires de conserver un historique complet de leurs échanges avec leurs locataires et autres tierces parties.
Demandes de services des résidents
Suivez et répondez efficacement aux demandes d’informations et de services des résidents, propriétaires ou investisseurs. Un outil simple et convivial pour tenir votre communauté informée et vous permettre de rester en contrôle. Définissez des alarmes et des rappels afin que rien ne vous échappe.
Demande d’accès automatique
Coordonnez l'accès à un logement facilement et rapidement. Il vous suffit de cliquer pour envoyer une demande et de vaquer à vos occupations en laissant UpperBee s'occuper du suivi. Lorsque la demande est approuvée et la visite confirmée, UpperBee vous en informera.
Documents et réponses modèles
UpperBee vous permet de créer plusieurs modèles de documents et de contenus afin de répondre rapidement et efficacement aux questions fréquentes. La puissante fonction de fusion de document et de publipostage d’UpperBee vous permet d’envoyer facilement et automatiquement vos avis et autres communications à un grand nombre de destinataires.
Foire aux questions
Locataires, obtenez les réponses à vos questions fréquentes. Il s’agit du premier endroit à consulter avant de demander réponse à votre gestionnaire d’immeuble ou de votre propriétaire.
Envoi d’avis
Les avis courriels sont un outil efficace permettant d’aviser l’ensemble des résidents d’une panne, de les sensibiliser à une situation particulière, ou de les informer de travaux à venir dans l’immeuble. Bref, s’il vous faut informer ou échanger avec tous vos résidents, cette fonction vous simplifiera la tâche!
Bibliothèque virtuelle
Joignez des documents à presque tout dans UpperBee, factures, bons de commande, offres, contrats, avis, lettres, documents techniques (plans, lettres de garantie, manuels d’utilisation, etc.). UpperBee offre un accès sécurisé et privé à tous vos dossiers. Avec les multiples niveaux d’autorisation d’UpperBee, vous pouvez gérer les accès de tous, et même de vos locataires.
Publipostage
Pourquoi inscrire manuellement les noms et adresses de vos locataires sur leurs correspondances alors qu’UpperBee dispose déjà de ces informations? Gagnez du temps en ayant recours aux outils de publipostage d’UpperBee et faites vos envois en un clic.
Requêtes de services
Permet aux locataires de signaler un problème sur l’immeuble ou de demander divers services tels une reprogrammation d’interphone ou du système d’accès, la réservation d’une salle, obtenir de l'information concernant le paiement de son loyer, signaler une infraction au règlement de l’immeuble, etc.
Sondages
Diffusez et compilez des sondages auprès de vos locataires afin d’obtenir leurs opinions sur des sujets variés (améliorations proposées à l’immeuble, amendement de règlements, etc.).
Calendrier de réservations (sur demande)
Les propriétaires et locataires peuvent consulter le calendrier UpperBee de leur immeuble et effectuer plusieurs types de réservations (salles communes, unité locative, équipement, etc.).
Livraison de colis (sur demande)
Permets aux portiers et gardiens de sécurités d’aviser par courriels ou messages textes (SMS) les résidents de la réception de colis leur étant destinés, de documenter qui les a cueillis et de conserver un inventaire des colis en stock. Informez les résidents, par courriel ou SMS, qu’un colis leur étant destiné est arrivé à l’immeuble et les attend à la réception.