Technique : Fonctionnalités
Gérer l'accès pour des demande multiples d'inspections périodiques
Chaque fois que vous devez coordonner l'inspection de plusieurs ou de toutes les unités d'un bâtiment (par exemple, pour inspecter le système d'alarme incendie, etc.), vous pouvez passer beaucoup de temps à obtenir les autorisations d'accès requises des propriétaires ou locataires d'unités. Les outils d'inspection automatisés d'UpperBee vous permettent d'obtenir ces autorisations en quelques clics seulement.
Bons de commande
Gardez le contrôle de vos dépenses. Obligez votre personnel à n'acheter que de fournisseurs autorisés. Associez vos bons de commande à vos équipements, contrats ou demandes de service spécifiques afin de lier automatiquement les bons de travail et les factures de vos fournisseurs à votre journal de maintenance, et compléter divers rapports et analyses.
Liste des équipements
Nous savons que la documentation d'un système de gestion de la maintenance informatisé (GMAO) n'est pas une tâche facile. C'est pourquoi UpperBee accélère l'intégration de nouvelles propriétés en simplifiant le processus de documentation des équipements. Au lieu de documenter complètement et en une seule fois chaque équipement trouvé dans un bâtiment, UpperBee inclut un outil facile à utiliser qui vous permet de configurer et d'ajouter les équipements requis selon leur type (p. ex.: 2 ascenseurs, 3 pompes à chaleur, une piscine extérieure, etc.) en vous donnant la possibilité de les détailler dans le temps, sans jamais perdre les avantages qui découlent de l'utilisation de la GMAO, qui comprend, entre autres, la création de listes d'équipements, de systèmes, de calendriers d'entretien, et la possibilité de relier vos équipements aux contrats, bons de commande, bons de travail, factures, et plus encore. Documenter les grandes propriétés tout en les gérant n'a jamais été aussi facile.
Inventaire des meubles et électroménagers
Lors de la location d'un appartement meublé ou partiellement meublé, il est toujours judicieux de faire l'inventaire de votre mobilier avant que le locataire ne l'occupe. Si vous ne le faites pas, vous risquez qu'un locataire déménage et vous laisse avec des appareils ou des meubles différents ou, pire encore, sans aucun appareil ou meuble. Malheureusement, ces tristes situations ne sont que trop fréquentes, vous laissant avec des factures de remplacement onéreuses et très peu de chances de récupérer votre argent. C'est pourquoi nous avons conçu dans UpperBee la possibilité de créer une liste d'inventaire spécifique à chacun de vos appartements, avec les modèles d'appareils, les numéros de série et les photos. Vous pouvez également documenter l'état, la quantité et les types de meubles de la même manière. Enfin, UpperBee vous permet de gérer votre inventaire d'appareils et de mobilier de remplacement, si nécessaire.
Appels d'offres
Des appels d'offres optimisés ! Avec le module d'appel d'offres d'UpperBee Manager, vous définissez ou joignez vos spécifications à votre appel d'offres, sélectionnez les fournisseurs que vous souhaitez mettre en concurrence via le répertoire des fournisseurs, ou sélectionnez simplement une catégorie et envoyez la demande à chaque fournisseur qui effectue ce type de travaux, définissez les critères de date de début et de fin et cliquez sur "Enregistrer". Votre demande et vos spécifications sont automatiquement envoyées aux fournisseurs sélectionnés par courrier électronique avec un lien vers UpperBee pour qu'ils puissent poser des questions via le chat et publier leurs soumissions. Des avis et des rappels informent le gestionnaire de toute question ou mise à jour et de la clôture de l'appel d'offres. Un simple "clic" et Manager créera un résumé comparatif des soumissions reçues pour votre analyse et votre décision. Lorsque le contrat est attribué, le système en informe tous les fournisseurs perdants et les remercie de leur participation.
Gestion des colis
Recevez, inventoriez et informez les résidents par courriel ou SMS qu'un colis est arrivé à l'immeuble et les attend à la réception. Suivez les livraisons de colis et conservez un journal des livraisons pour référence future. De plus, l'intégration d'UpperBee à certains systèmes de casiers intelligents tiers permet d'offrir un service de gestion des colis sécuritaire, même quand votre bâtiment ne dispose pas du personnel nécessaire pour gérer les livraisons de colis.
Tâches récurrentes ou périodiques
Gérez vos risques. Planifiez et attribuez les tâches de maintenance ou de conformité réglementaire aux membres de votre équipe, notamment les concierges, le personnel de maintenance, les mécaniciens du bâtiment, les gestionnaires, etc., et suivez en temps réel l'exécution des tâches confiées.
Emplacement des équipements des bâtiments
Listez l'emplacement des équipements et des systèmes d'ingénierie de vos bâtiments dans UpperBee et accédez-y à tout moment, ou à partir de n'importe quel endroit via l'application mobile d'UpperBee. Un problème avec une unité d'apport d'air frais du bâtiment : Est-elle située sur le toit, dans le garage ou une annexe? Avec l'application mobile d'UpperBee, ces réponses sont toujours au bout de vos doigts.
Lecture des balises NFC et codes à barres
Des feuilles de temps automatisées, l'affectation de tâches aux employés et les fonctions de suivi du temps intégrant la technologie NFC ou des codes à barres d'UpperBee permettent de réduire la saisie de données et mettre à jour efficacement le statut des activités professionnelles. Fini le temps où il fallait remplir les fiches de présence des employés ou d'avoir recours à un système additionnel pour suivre le temps des employés et s'assurer que le travail est effectué. D'un simple balayage avec votre téléphone intelligent, le système sait, et vous le savez maintenant, que les employés sont arrivés et que le travail a été effectué.
Horodateur
Contrôlez le temps des employés : les vôtres, et ceux de vos fournisseurs, etc. Réglez des alarmes pour vous informer des absences, des retards ou lorsque quelqu'un ne se présente pas au moment voulu. UpperBee exploite la technologie NFC et vous permet de placer des balises NFC dans vos propriétés. En utilisant des téléphones mobiles compatibles avec le web (AndroidTM ou iPhoneTM) et dotés de capacités NFC, tout le personnel sur place peut scanner les entrées et les sorties des bâtiments.
Attribuer une liste de tâches aux employés
Gérez vos fournisseurs, employés, portiers et concierges en établissant des horaires de travail et en planifiant des listes de tâches. Accédez, attribuez et contrôlez l'exécution de ces tâches. Recevez des mises à jour automatiques grâce à la technologie NFC intégrée aux téléphones intelligents de vos employés. Au bureau ou en déplacement avec l'application mobile.
Journaux d'entretien des bâtiments
UpperBee simplifie le processus de création d'une liste d'équipements, le suivi des modifications, l'appariement des bons de commande, bons de travail, factures et documents de garanties, et la création de rappels d'entretien périodiques.
Gérer les inventaires physiques
Lorsque vous louez un appartement meublé ou partiellement meublé, faites l'inventaire des meubles et des appareils électroménagers pour vous assurer que rien ne manque lorsque votre locataire déménage. Avec UpperBee Manager, il est facile de créer une liste d'inventaire spécifique à chacun de vos appartements, avec les modèles d'appareils, les numéros de série et des photos. De plus, vous pouvez documenter l'état, la quantité et les types de la même manière.
Feuilles de temps automatisées
En utilisant la technologie NFC, ou des codes à barres, pour suivre l'activité des employés, UpperBee peut produire des feuilles de temps automatisées qui peuvent être utilisées à des fins de gestion, de contrôle et de gestion de la paie.
Carnet d'entretien de base
Votre bâtiment est plus petit et vous n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités d'un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO), ne vous inquiétez pas, nous vous avons compris. Le journal de maintenance de base d'UpperBee est conçu sur mesure pour répondre aux besoins des petites propriétés. Il vous suffit d'ajouter votre équipement, l'entretien requis et d'enregistrer les activités d'entretien, c'est aussi simple que cela. De plus, l'utilisation du carnet d'entretien d'UpperBee n'est pas requise pour gérer un immeuble, donc vous pouvez décider d'omettre totalement ces étapes, UpperBee opérera très bien quand même!