1er juillet : le guide de préparation pour les gestionnaires de copropriétés
26 juin 2026 | Condo, Copropriété, Gestion Immobilière, Logiciel de gestion, Property Management, Software | Manager
Le 1er juillet approche, et avec lui l’une des périodes les plus exigeantes de l’année pour les gestionnaires immobiliers. Réservations d’ascenseurs, stationnements, nouveaux résidents, demandes de service et communications : tout se déroule en même temps.
Heureusement, les plateformes modernes comme UpperBee permettent aujourd’hui de centraliser l’ensemble de ces opérations afin de réduire la charge administrative et offrir une meilleure expérience aux résidents.
1. La gestion des réservations en copropriété : pourquoi tout se complique si vite
Derrière une journée de déménagements en apparence ordinaire se cache une réalité bien connue des gestionnaires : les demandes ne s’échelonnent pas, elles s’accumulent toutes en même temps.
Un résident appelle pour réserver l’ascenseur de service. Un autre envoie un courriel pour bloquer une place de stationnement. Un troisième se présente au bureau pour signaler son emménagement. Chaque demande arrive par un canal différent, et le gestionnaire doit pourtant s’assurer que rien ne passe entre les mailles.
Sans vue centralisée, impossible de savoir en un coup d’œil ce qui est confirmé, ce qui est en attente et où se situent les conflits potentiels. À cela s’ajoutent les règles propres à chaque immeuble : modalités de réservation de l’ascenseur, dépôts exigés, restrictions horaires pour les camions. Sans système centralisé, même le gestionnaire le plus rigoureux finit par arbitrer des conflits plutôt qu’assurer le bon déroulement des opérations.
2. Préparez votre immeuble : la checklist complète
Quelques semaines de préparation peuvent vous éviter des dizaines d’heures de gestion de dernière minute. Voici les éléments essentiels à mettre en place avant le 1er juillet.
Vérifiez et diffusez le règlement de l’immeuble
Avant toute chose, consultez la déclaration de copropriété et le règlement de l’immeuble afin de valider les procédures applicables aux déménagements.
Assurez-vous notamment que les résidents connaissent :
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- Les délais de préavis requis.
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- Les modalités de réservation des espaces communs.
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- Les frais applicables aux déménagements.
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- Les conditions liées aux dépôts remboursables.
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- Les restrictions particulières de l’immeuble.
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Planifier les réservations et les modalités de protection des lieux
Pour éviter les conflits d’horaire et les doubles réservations, confirmez à l’avance :
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- La réservation de l’ascenseur de service.
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- La réservation du stationnement pour le camion de déménagement.
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- Les plages horaires autorisées.
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- Les zones de chargement et de déchargement permises.
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- La mise en place des protections dans les parties communes : housses d’ascenseur, protections des murs et des encadrements de portes dans les couloirs.
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- Les frais de déménagement exigibles et les conditions du dépôt remboursable.
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Préparer les accès des résidents
Un emménagement réussi, c’est aussi un accès complet et fonctionnel dès le premier jour. Pour les nouveaux résidents, remettez l’ensemble des accès dont ils ont besoin : clé du logement, clé du hall d’entrée, accès au casier, boîte postale, code d’interphone.
Quant aux résidents sortants, assurez-vous de récupérer tous les accès : Toutes les clés remises, les télécommandes et cartes d’accès et Les accès aux espaces communs.
Anticipez les imprévus
Même avec une planification rigoureuse, certains imprévus peuvent survenir le jour du déménagement. Pour limiter les impacts, assurez-vous de prévoir :
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- Une équipe de nettoyage prête à intervenir en fin de journée, notamment en cas de météo défavorable.
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- Une communication claire aux résidents sur la gestion des déchets et des cartons.
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- Des procédures bien définies en cas de dommages aux parties communes
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3. Comment UpperBee simplifie la gestion des déménagements
Appliquer ces bonnes pratiques demande du temps et de la rigueur. C’est la raison pour laquelle, UpperBee centralise l’ensemble de ces processus dans une seule plateforme, pour que vous passiez moins de temps à coordonner et plus de temps à gérer.
Une vue centralisée de toutes les réservations
Grâce aux nouveaux calendriers UpperBee, mis à jour au printemps 2026, vous pouvez gérer chaque ressource de l’immeuble (ascenseur de service, places de stationnement, salles communes) depuis un seul endroit. Les résidents soumettent leurs demandes directement depuis la plateforme, et vous gardez le contrôle total sur les approbations, les disponibilités et les plages horaires autorisées. Fini les doubles réservations et les suivis manuels.
L’outil permet notamment de :
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- Configurer des plages horaires distinctes par ressource.
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- Bloquer automatiquement certaines dates ou périodes.
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- Demander un dépôt remboursable au moment de la réservation, pour couvrir d’éventuels dommages dans les parties communes.
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- Activer le paiement par carte de crédit dès la réservation, si votre compagnie de gestion est abonnée à UpperBee Pay.
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- Gérer des réservations sur plusieurs jours consécutifs, notamment pour les suites d’invités.
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L’App résident, un accès complet dès le premier jour
Dès leur arrivée, les nouveaux résidents trouvent tout ce dont ils ont besoin dans l’App UpperBee : documents de l’immeuble, règlements, coordonnées utiles et ressources pratiques.
Formulaires de déménagement, règlement intérieur, guide d’accueil : tout reste accessible en tout temps, sans échanges répétitifs par courriel.
Des communications proactives et automatisées
Envoyez un message ciblé à l’ensemble des résidents, à un groupe précis ou à un résident en particulier, directement depuis la plateforme. Créez des modèles réutilisables pour vos communications récurrentes : rappel des règles de déménagement, confirmation de réservation, consignes pour les déchets et les cartons.
Allez plus loin avec les rappels automatiques : programmez-les avant chaque plage de déménagement pour réduire les oublis et les interventions de dernière minute.
Un suivi des demandes et des infractions, où que vous soyez
Depuis l’application mobile UpperBee, disponible sur iOS et Android, ouvrez, suivez et clôturez chaque demande de service en temps réel : reprogrammation d’interphone, accès à corriger, signalement de dommage aux parties communes.
En cas d’infraction (cartons abandonnés dans les couloirs, stationnement non autorisé, ascenseur endommagé), le registre des infractions d’UpperBee vous permet de documenter et de suivre chaque situation depuis votre téléphone, avec un historique complet des échanges et des actions entreprises.
Chaque année, le 1er juillet met à l’épreuve l’organisation des gestionnaires immobiliers. Les équipes les mieux préparées ne sont pas nécessairement celles qui travaillent davantage, mais celles qui disposent des bons processus et des bons outils.
Grâce à ses calendriers de réservation, ses outils de communication, ses requêtes de service et son application mobile, UpperBee permet de gérer efficacement les périodes de forte activité tout en offrant une meilleure expérience aux résidents.
Parce qu’une journée de déménagement bien gérée commence bien avant le premier camion. Prenez rendez-vous avec un de nos spécialistes chez UpperBee et découvrez comment gagner du temps tout en offrant une meilleure expérience à vos résidents.
