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26 février 2021 | gestionnaire immobilier, immeubles locatifs, Logiciel de gestion, syndicat de copropriété | Condo, Locatif, Manager
Tenter de trouver un gestionnaire immobilier qui prendra soin de votre propriété en utilisant un savoir-faire et des systèmes de gestion de pointe peut donner l’impression de chercher une aiguille dans une botte de foin.
Alors que de nombreux gestionnaires prétendent détenir la clé d’une gestion à dimension humaine et efficace de syndicats de copropriétés ou d’immeubles locatifs, très peu en sont capables. La raison qui explique pourquoi tant de gestionnaires échouent en termes de service aux résidents ou d’efficacité de gestion est simple: ces gestionnaires doivent accomplir un volume stupéfiant de tâches dans leurs opérations quotidiennes.
Ainsi, chez UpperBee, nous avons dressé une liste des 5 principales questions à se poser lors du choix d’un gestionnaire immobilier:
Numéro 1 – Est-ce que ce gestionnaire a les bons outils de communication pour le travail qu’il a à accomplir?
La maxime principale que tous les gestionnaires doivent respecter est : communiquer, communiquer, communiquer! Étant donné que les gestionnaires ont à traiter des centaines, voire des milliers de demandes de résidents, sans parler des tâches d’entretien des bâtiments et de comptabilité, un gestionnaire doit avoir accès à un système de gestion de pointe qui permet de rediriger automatiquement les demandes de service reçues vers divers membres de son personnel en fonction de leur nature, et ce, afin de ne pas créer de goulots d’étranglement. Sachant qu’en moyenne, un gestionnaire peut s’attendre à devoir traiter mensuellement 1440 tickets de service / 1000 unités*, il est clair que les courriels, les textos et les applications de messagerie ne suffisent pas à la tâche quand on a plusieurs centaines, voire des milliers d’unités à gérer.
Numéro 2 – Est-ce que ce gestionnaire me garantit un accès en temps réel à toutes mes informations financières de même qu’à mes autres informations importantes?
Comme mentionné précédemment, les gestionnaires sont des gens très occupés, tellement occupés en fait qu’ils doivent systématiquement prioriser entre vous envoyer ce document ou information dont vous avez besoin, superviser une tâche de maintenance ou répondre à une demande d’un résident. Le temps étant une ressource limitée, assurez-vous que votre gestionnaire en tire le meilleur parti en s’appuyant sur un système de gestion qui garantit un accès autonome en temps réel à toutes vos informations pertinentes. Cette économie de temps contribue à rationaliser les opérations quotidiennes de ces gestionnaires, à les libérer, et ainsi faire en sorte qu’ils aient plus de temps pour vous!
Numéro 3 – À quand remonte la dernière maintenance des chauffe-eaux?
Si vous n’avez pas de réponse à cette question simple, c’est que votre gestionnaire n’utilise probablement pas le bon système de gestion. Lors du choix d’un gestionnaire immobilier, assurez-vous qu’il utilise un système de gestion intégré qui inclut un système de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) afin de tenir à jour les listes d’équipements, de tâches et d’actions de maintenance. De cette façon, un accès à ce système vous permettra de ne pas avoir à attendre après votre gestionnaire pour obtenir une information de maintenance, vous pourrez l’obtenir par vous-même.
Numéro 4 – Est-ce que ce gestionnaire utilise un système de gestion à l’épreuve du temps?
Les choses changent rapidement et rien ne change plus vite que les logiciels. Des logiciels fonctionnant sur un seul ordinateur, ensuite en réseau, la plupart des solutions logicielles à jour fonctionnent désormais sur Internet dans ce que l’on appelle des logiciels services, ou SaaS de l’anglais. Si les opérations de votre gestionnaire ne sont pas exécutées à partir d’un SaaS activement supporté, alors votre gestionnaire ne suit pas le rythme et ne semble pas investir dans son entreprise afin d’assurer à ses clients un excellent niveau de service dans le futur. Les gestionnaires qui n’intègrent pas dans leurs activités un SaaS performant risquent d’entrer dans une spirale de la mort, par laquelle au fil du temps, ils deviennent de moins en moins aptes à répondre aux demandes toujours grandissantes de leurs clients.
Numéro 5 – Est-ce que le système de gestion utilisé par ce gestionnaire lui permet d’accepter de nouveaux clients sans sacrifier la qualité de ses services et de sa gestion?
Tous les gérants ajoutent de nouveaux clients, soit pour atteindre des objectifs de croissance ou en réponse à des conditions de marché favorables, soit simplement pour remplacer les clients qu’ils ont perdus. Un taux élevé de désabonnement et la prise en charge de nouveaux clients exercent une pression considérable sur une entreprise. En particulier si l’entreprise n’a pas accès à un système de gestion de pointe pour mener à bien ses opérations quotidiennes. Les gestionnaires qui utilisent un ensemble non intégré d’outils sont particulièrement susceptibles à cela, car ce ne sont pas toutes les informations qui sont transférées automatiquement d’un système à l’autre, ce qui entraîne des pertes de temps précieux.
Ainsi, une chose ressort clairement de ce qui précède, la ressource la plus importante pour un gestionnaire est le temps. Il doit donc en maximiser son utilisation. La suite de logiciels Web et mobiles de gestion de syndicats de copropriétés et d’immeubles locatifs d’UpperBee a exactement été développée avec cet objectif en tête par des gestionnaires, pour des gestionnaires.
UpperBee donne accès aux gestionnaires de toutes tailles à un ensemble d’outils entièrement intégrés, auparavant réservés aux plus importantes sociétés de gestion. Les différents modules d’UpperBee s’intègrent de manière transparente afin de permettre à votre gestionnaire de gérer toutes les opérations de ses clients à partir d’un point centralisé et ainsi lui faire gagner du temps et lui permettre de vous offrir le niveau de service que vous méritez.
Vous pouvez trouver un gestionnaire immobilier qui utilise UpperBee à https://upperbee.com/fr/trouvez-un-gestionnaire. Remplissez simplement les informations de votre immeuble et laissez-nous vous montrer 8 des gestionnaires immobiliers les plus proches de vous qui font confiance à UpperBee.
* Basé sur une étude interne menée par UpperBee
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