Votre logiciel de gestion immobilière fait-il progresser votre entreprise (ou vous freine-t-il) ?

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1 septembre 2022  |  Gestion Immobilière, Logiciel de gestion, Proptech  |  Condo, Manager, Non classifié(e)

Un article de Mark Bush, Vice-président – Développement des Affaires chez UpperBee paru dans le magazine CondoBusiness édité par MediaEdge Communication.

Demandez à n’importe qui dans le domaine de la gestion immobilière s’il utilise un logiciel de gestion immobilière, et tous vous répondront « oui ».
Cependant, si vous demandez à quoi il sert, vous obtiendrez probablement des réponses plus variées, souvent en fonction du logiciel utilisé.
Dans certains cas, le logiciel de gestion immobilière est utilisé par la société de gestion immobilière et pas du tout par les gestionnaires immobiliers qui travaillent pour elle.
J’étais récemment à la conférence REMI à Toronto, où un gestionnaire immobilier d’une grande entreprise de Toronto m’a confié qu’il générait des bons de commande à la main. C’était un peu un choc – surtout à notre époque moderne et pour un gestionnaire d’une grande entreprise qui n’était pas une petite boutique familiale. Je me suis demandé comment cela pouvait être possible, et ma conclusion a été que les outils nécessaires pour gérer efficacement les immeubles en copropriété sont fragmentés sur de nombreuses plateformes.
De plus, c’est souvent à la société de gestion immobilière, et non au gestionnaire, qu’il revient de décider quels problèmes nécessitent des outils logiciels.
Il est donc courant que les sociétés de gestion immobilière investissent d’abord dans un système de gestion qui peut automatiser (sinon quelque peu) le traitement des transactions financières tout en ignorant ou en sous-estimant les logiciels qui améliorent la satisfaction des clients ou rendent le travail du gestionnaire immobilier plus efficace.

Alors, votre logiciel est-il un frein pour votre entreprise ?
Demandez-vous si votre logiciel est :

• Un lieu de stockage de documents versus un lieu de partage d’informations.
• Un référentiel de données plutôt que des informations permettant de prendre des décisions.
• Réactif ou proactif ?
• Manuel ou automatisé.
• Un logiciel réservé à la société de gestion plutôt qu’un logiciel offrant un libre-service aux clients.
• Un logiciel que vous avez dépassé plutôt qu’un logiciel de gestion immobilière qui évolue avec vous.

Si vous êtes d’accord avec un ou plusieurs des points ci-dessus, la réponse est « oui ».

Un système pour les gestionnaires immobiliers

Si vous recherchez un logiciel de gestion de projets pour aider votre entreprise à se développer et qui grandira avec vous, alors il y a quelques aspects à garder à l’esprit.

Tout d’abord, le logiciel est-il basé sur le web pour être accessible partout ?

En outre, dispose-t-il d’une application mobile qui apporte des fonctionnalités au gestionnaire en déplacement et la possibilité d’accéder en libre-service pour vos propriétaires, résidents et locataires ? Le logiciel doit être à la gestion des copropriétés ce que les guichets automatiques sont aux banques.

Deuxièmement, votre logiciel dispose-t-il des outils nécessaires à la gestion d’un immeuble en copropriété, et sont-ils intégrés afin d’éliminer les tâches redondantes ?
En général, le système doit disposer d’un ensemble complet d’outils permettant de gérer les cinq domaines de base nécessaires pour gérer et administrer un immeuble en copropriété, notamment la comptabilité et les finances, les communications, l’administratif, l’opérationnel et la technique.

Troisièmement, votre logiciel de gestion immobilière permet-il une sécurité à plusieurs niveaux pour l’accès et les fonctionnalités ?

De plus, offre-t-il une transparence totale de l’information avec une capacité d’exploration complète, de la ligne de l’état financier à l’ensemble de l’immeuble ? de la ligne de l’état financier à une copie électronique de la facture, du bon de commande et de tout rapport d’expertise associé ?

Si oui, il doit également :

• Fournir un accès direct aux informations financières en temps réel et aux prévisions budgétaires par rapport aux prévisions réelles à partir du module comptable et financier, y compris les paiements électroniques et les signatures numériques.
• Mettre à la disposition des gestionnaires des statistiques de performance qu’ils pourront partager avec les membres du conseil d’administration en ce qui concerne le nombre de demandes de services ouvertes et fermées ou la durée pendant laquelle une demande est restée sans réponse. Il doit aussi permettre la réservation directe des équipements communs et la diffusion de messages par le biais du module de communication.
• Génération de paquets de transfert de certificats pour les notaires lors de la vente d’une unité, ainsi que des outils de convocation automatisée de réunions à partir du module administratif.
• Base de données des contrats et des fournisseurs autorisés avec des rappels de renouvellement et d’expiration, également générés par le module opérationnel.
• Prendre en charge la documentation technique de votre bâtiment – Quels sont les systèmes d’ingénierie présents, quel type et modèle, où sont-ils situés, et suivre les modifications et remplacements, les garanties, et les relier aux bons de commande pour faciliter la génération d’études de fonds de réserve et de plans d’exploitation annuels précis.

Quatrièmement, il doit exister une fonctionnalité qui place l’expertise au sein du système.
Par exemple, il ne devrait pas être nécessaire d’être comptable pour saisir une charge spéciale pour une infraction commise par un copropriétaire. Les informations de base doivent être saisies par le personnel administratif par le biais de menus déroulants, et le système doit générer les transactions comptables pour affecter la charge.

Enfin, votre logiciel de gestion immobilière est-il facile à mettre en œuvre et à utiliser ?
Le fournisseur du logiciel offre-t-il un support client de haute qualité, des sessions de formation en ligne disponibles pour les abonnés qui montrent non seulement comment le logiciel fonctionne, mais aussi comment l’utiliser pour accomplir votre travail quotidien dans le cadre réglementaire requis.

Adapté aux besoins

Les critères ci-dessus font un excellent système pour fournir des services de gestion à vos clients. Cependant, que fait votre logiciel de gestion immobilière pour vous aider à gérer votre entreprise ? Selon la taille de votre société de gestion de copropriétés, vous pouvez avoir de nombreux gestionnaires immobiliers et des fonctions de back-office consolidées pour l’administration, la comptabilité et les services d’exploitation afin de fournir ces services opérationnels qui ne nécessitent pas de déplacement dans l’immeuble.
Par exemple, examinons la vente de clés et de télécommandes d’accès et la mise à jour du système d’interphone. Votre logiciel doit être en mesure d’établir des paramètres d’affectation du travail afin que celui-ci soit automatiquement acheminé vers la personne la plus apte à répondre à la demande. Ces outils de gestion du flux de travail augmentent l’efficacité, ce qui vous permet de développer votre entreprise sans ajouter de personnel de back-office supplémentaire. Ils permettent également de rentabiliser votre investissement logiciel, et soyons honnêtes, ce serait bien si votre logiciel s’autofinançait ?

 

Lire l’article, paru dans le magazine CondoBusiness, en ligne (en anglais) : https://issuu.com/riccardo11/docs/condo_august_2022_lr/26 

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