Comprendre et préparer votre compagnie pour les nouvelles obligations de la Loi 25 avec UpperBee
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22 septembre 2023 | Gestion Immobilière, gestionnaire immobilier, Loi 25, sécurité | Manager
La gestion immobilière évolue constamment, et avec l’entrée en vigueur de la Loi 25 le 22 septembre 2023, de nouvelles obligations en matière de protection des informations personnelles viennent s’ajouter aux responsabilités des entreprises du secteur de la gestion immobilière.
Dans cet article, nous allons vous exposer notre compréhension de la Loi 25 et ses impacts sur votre entreprise et surtout, comment UpperBee peut vous aider à respecter ces nouvelles obligations tout en simplifiant vos opérations quotidiennes.
Mise en contexte de la Loi 25
La Loi 25, adoptée dans le but de protéger les renseignements personnels des individus, impose des normes strictes pour la collecte, l’utilisation et la conservation de ces données.
Les gestionnaires immobiliers doivent prendre au sérieux cette mise en place
Elle impacte donc particulièrement les entreprises de gestion immobilière qui traitent régulièrement avec les informations personnelles des syndicats de copropriété, des membres des conseils d’administration, des résidents, des copropriétaires ou des locataires, etc. – en fait, toutes les sociétés de gestion immobilière qui gèrent des condominiums ou des logements locatifs.
Date d’entrée en vigueur et implications pour les compagnies de gestion immobilières
À partir du 22 septembre 2023, de nouvelles obligations viennent s’ajouter dans le cadre de la Loi 25 et vous devrez vous y conformer. Cela implique non seulement une révision approfondie de vos processus internes, mais aussi une communication transparente avec vos résidents, copropriétaires ou locataires, concernant la collecte et l’utilisation de leurs informations personnelles.
» Rappel des principales modifications
Les nouvelles dispositions en vigueur sur la protection des renseignements personnels
Les dispositions de la Loi 25 sur la Protection des Renseignements Personnels dans le Secteur Privé continuent de se déployer, impactant directement les syndicats de copropriétaires et les propriétaires d’immeubles locatifs, y compris les gestionnaires immobiliers. Voici un aperçu des principales dispositions qui affecteront ces entités à partir du 22 septembre 2023 :
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Politiques et pratiques de gouvernance des renseignements personnels :
Les syndicats de copropriété, propriétaires d’immeubles locatifs et gestionnaires immobiliers devront mettre en place des politiques et des pratiques qui encadrent la gestion des renseignements personnels. Ces directives devront inclure des règles pour la conservation, l’anonymisation, ou la destruction des renseignements personnels une fois que leur utilité initiale est accomplie, conformément aux délais de conservation prescrits par la loi.
Elles devront également définir les rôles et responsabilités du conseil d’administration, du propriétaire d’un immeuble locatif et du personnel des compagnies de gestion concernant la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, ainsi que les mécanismes de traitement des plaintes liées à la protection de ces renseignements.
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Nouvelles obligations de transparence :
Chaque syndicat de copropriétaires et propriétaire d’un immeuble locatif devra rendre publique une politique de confidentialité, rédigée en termes simples et compréhensibles, lorsqu’il ou son gestionnaire collectent des renseignements personnels par le biais de moyens technologiques. Tout changement apporté à cette politique devra être clairement signalé.
UpperBee facilite la mise en place de votre politique des renseignements personnels que vous devez avoir adoptée avant le 22 septembre 2023. Vous êtes gestionnaire client d’UpperBee, nous avons mis en place une politique de protection des renseignements personnels et consentement. Contactez-nous pour en savoir plus et l’obtenir pour votre compagnie.
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UpperBee : votre partenaire pour la conformité à la Loi 25
La mise en place d’une politique des renseignements personnels conforme aux exigences de la Loi 25 peut sembler complexe, mais avec UpperBee, c’est simple et efficace. Notre plateforme intègre des fonctionnalités spécifiquement conçues pour vous aider à respecter la Loi 25 et à protéger les informations personnelles de vos clients, résidents et copropriétaires. Grâce à UpperBee, vous disposez d’un outil québécois conçu pour répondre à vos besoins en tant que gestionnaire d’immeubles, tout en intégrant les exigences de la loi.
Politique de destruction simplifiée avec UpperBee
La Loi 25 exige une politique de destruction des informations personnelles. Avec UpperBee, cette tâche complexe devient simple. Vous pouvez centraliser et gérer efficacement la politique de destruction, en vous assurant que les informations sensibles sont supprimées conformément aux exigences légales. En effet, toutes les informations concernant les comptes de clients inactifs seront automatiquement supprimées par UpperBee au terme de six mois.
Centralisation des informations personnelles
UpperBee permet de centraliser toutes les informations personnelles des copropriétaires et des locataires, car elles sont stockées à un seul endroit, et pas disséminées dans plusieurs outils, sur différents ordinateurs, dans plusieurs listes ou fichiers, ou logiciels divers.
Avantages de cette centralisation en termes de transparence et d’accessibilité pour toutes les parties concernées
Cette centralisation facilite la gestion et garantit la transparence, permettant à toutes les parties concernées d’accéder aux informations pertinentes en toute sécurité. Vous n’aurez pas besoin de gérer plusieurs endroits de stockage et de vérifier leur conformité. Chaque utilisateur pourra lui-même consulter ses informations personnelles sur son profil dans UpperBee, ce qui simplifiera aussi la tâche des gestionnaires. À noter aussi qu’UpperBee vous permet aussi de paramétrer finement l’aspect gestion des accès pour vos employés. Tous les membres de vos équipes n’ont pas accès à toutes les informations renseignées dans le logiciel – ils n’ont accès qu’aux informations dont un employé a besoin pour faire son travail.
Gestion des nouvelles obligations et communication
La communication transparente est essentielle pour respecter les nouvelles obligations de la Loi 25.
Comment UpperBee peut aider à gérer les nouvelles obligations liées à la loi 25, notamment les questions posées au responsable de l’information?
Avec UpperBee, vous pouvez gérer les questions posées au responsable de l’information de manière efficace. Notre plateforme permet à tous les utilisateurs d’avoir accès aux informations nécessaires pour répondre aux demandes d’information rapidement et en toute conformité.
Ces nouvelles dispositions reflètent l’engagement envers la protection des renseignements personnels et exigent une conformité stricte de la part des compagnies de gestion immobilière, des syndicats de copropriétaires et leurs administrateurs ainsi que des propriétaires d’immeubles locatifs… Pour rester à jour sur ces réglementations et garantir la protection des données, il est essentiel de suivre de près leur mise en œuvre et de s’assurer qu’elles sont respectées.
La Loi 25 apporte donc de nouvelles contraintes significatives à la gestion immobilière, mais avec UpperBee, vous pouvez aborder cette transition en confiance et avec plus de sérénité. Notre solution de gestion immobilière vous accompagne non seulement pour respecter ces nouvelles obligations, mais aussi à optimiser vos opérations quotidiennes.
Chez UpperBee, nous nous engageons à accompagner nos clients dans cette transition, en veillant à ce que nos solutions logicielles répondent aux normes les plus strictes en matière de protection des renseignements personnels.
Adoptez les bons outils et prenez le contrôle pour être en conformité avec la Loi 25.
Pour plus d’informations sur ces nouvelles dispositions et comment UpperBee peut vous aider à les respecter, n’hésitez pas à nous contacter. Votre conformité est notre priorité.
Voir aussi
- Webradio Condolegal du 13 septembre 2023 : la protection des renseignements personnels en copropriété divise
Mise en Garde et Responsabilité
UpperBee tient à souligner que les informations fournies dans cet article sont destinées à des fins informatives uniquement. Elles ne constituent en aucun cas des conseils juridiques, professionnels ou financiers.
Les lois et réglementations évoluent constamment, et les situations individuelles peuvent varier. Par conséquent, UpperBee ne peut garantir ni la précision ni l’exhaustivité des informations présentées dans cet article. Les lecteurs sont invités à consulter leurs conseillers juridiques, comptables ou financiers pour obtenir des conseils spécifiques à leur situation.
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