Encourager les pratiques digitales innovantes et tendre vers le zéro papier dans le quotidien de la Gestion immobilière, c’est aussi l’ADN d’UpperBee
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19 avril 2024 | Gestion Immobilière, Logiciel de gestion | Condo, Manager
Chez UpperBee, nous nous engageons à transformer la gestion immobilière en encourageant des pratiques digitales innovantes et en évoluant vers le zéro papier.
Chaque geste compte et fidèle à notre positionnement d’expert innovant et de leader, UpperBee s’engage à poursuivre ses initiatives aussi dans les futures améliorations de notre suite logicielle et à encourager la collaboration de nos clients et partenaires, en restant toujours à l’affût des initiatives dans l’industrie nous permettant de réduire notre empreinte écologique:
Réduire l’emprise du papier en gestion immobilière
Historiquement, la gestion immobilière a généré une quantité considérable de documents papier. Contrats, convocations aux assemblées générales, procès-verbaux, baux, factures, relevés de frais de condo, rapports d’entretien… – tout cela impliquait une utilisation importante de papier.
Dès 2016, UpperBee a mis en place un traitement dématérialisé des factures dans notre système.
Notre objectif étant de changer la façon dont l’industrie gère les processus, et de réduire son empreinte environnementale. Depuis, nous avons continué sur cette voie – Lisez la suite.
Les actions concrètes
Notre plateforme de gestion intègre déjà de nombreuses mesures visant à promouvoir l’utilisation responsable du papier dans la gestion immobilière en réduisant son utilisation :
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Stockage électronique des documents:
La suite logicielle UpperBee permet aux gestionnaires immobiliers de stocker électroniquement tous les documents. Finis les classeurs et les armoires remplies de papiers. Tout est désormais à portée de clic, ce qui réduit considérablement le gaspillage de papier.En outre, cette bibliothèque virtuelle de documents vous permet de mieux organiser et documenter les bâtiments, réduisant ainsi les déplacements et les coûts inutiles. Un bâtiment correctement documenté facilite le diagnostic de la cause d’un problème et l’envoi, par exemple, du bon fournisseur dès la première fois – ce qui réduit les déplacements et les coûts liés à l’intervention de plusieurs fournisseurs pour finalement résoudre un problème.
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Signatures numériques :
Les contrats et les documents peuvent être signés numériquement, éliminant ainsi le besoin d’imprimer des copies physiques pour les signatures. Cela réduit non seulement le papier, mais accélère également les processus, et réduit les déplacements inutiles. Cela permet non seulement de réduire la consommation de papier, mais accélérer également les processus et réduit les déplacements inutiles et donc la production de carbone. -
Paiements électroniques, collecte des loyers et des frais de condo avec UpperBee Pay:
Les paiements électroniques sont désormais monnaie courante. Ils éliminent les chèques papier et simplifient la gestion financière. -
Réunions virtuelles avec Meeting :
Les assemblées générales virtuelles organisées avec Meeting ne nécessitent pas de déplacement, ce qui signifie moins d’utilisation de carburant, ou moins de climatisation des espaces de réunion, par exemple… -
Travail à distance :
UpperBee permet aux équipes de gestion de travailler efficacement de n’importe où, encourageant le télétravail ou le travail hybride. La diminution des trajets pour se rendre au bureau se traduit par une réduction significative des émissions de carbone. -
App mobile pour les Résidents :
Les résidents peuvent communiquer facilement via notre application mobile, réduisant ainsi la nécessité de documents imprimés pour des rapports de problèmes ou des réservations. Ils peuvent tout gérer depuis leur cellulaire : réserver une installation ou un service en ligne, demander des services ou suivre la livraison d’un colis, signaler un problème de propreté ou une panne d’équipement, profiter des nouvelles ententes promotionnelles négociées par UpperBee avec des partenaires de renom, mais aussi accéder à leurs données financières et à celles des immeubles ainsi qu’à tous les documents publics, et plus encore. Le tout, gratuitement et en quelques clics. -
Sécurité des données :
UpperBee sécurise efficacement les informations sensibles, en réduisant le risque de perte ou de fuite de données sur papier, et en se conformant aux obligations de sécurité découlant des réglementations sur les informations personnelles, telles que la loi 25 du Québec. -
Maintenance proactive :
UpperBee a mis en place un carnet d’entretien qui vous permet d’effectuer un inventaire des équipements et des inspections des bâtiments directement dans l’application. Finis les papiers et les crayons, les modèles manuels et les livrets à remplir ! -
Gestion locative en ligne simplifiée :
UpperBee permet de simplifier les process fastidieux de location : recherche de locataires, sélection, vérification de leur éligibilité avec nos enquêtes de pré-location complètes et instantanées (avec notre partenaire Trustii), baux électroniques, relevés 31 transmis directement à Revenu Québec, avis de renouvellement, comptabilité & paiements électroniques, assurances… Tout est accessible en ligne au même endroit pour prendre en charge la location de vos immeubles. Plus besoin d’imprimer et de remplir des documents papier, tout se fait en ligne facilement. -
Amélioration de la communication :
UpperBee vous permet d’envoyer, à tout moment, une requête de service aux gestionnaires immobiliers afin qu’ils puissent faire face rapidement à tous les aléas pouvant survenir dans leurs immeubles. Tout est documenté directement en ligne. Cela limite ainsi les déplacements inutiles. -
Automatisation des processus :
UpperBee permet d’automatiser de nombreuses tâches administratives et comptables, ce qui réduit considérablement l’utilisation de papiers et le risque d’erreur.
Les avantages
Moins de papiers, plus de simplicité
La dématérialisation signifie moins de paperasse, ce qui se traduit par une gestion quotidienne simplifiée, efficace et plus transparente. Vos équipes peuvent accéder à tous les documents concernant vos immeubles d’un simple clic, accessible depuis leur smartphone ou leur tablette.
Le stockage numérique facilite également la recherche de documents anciens. Vous cherchez la date des derniers travaux sur les balcons il y a environ 7 ou 8 ans? Fini les traitements manuels, le désordre, les recherches interminables de dossiers dans des vieux classeurs papier…
Pas de problème, avec UpperBee vous trouverez l’information instantanément, en format numérique.
L’avantage d’utiliser un outil 100% web, avec la puissance d’un véritable moteur de recherche. Plus de risque de perdre un document, tout est accessible dans l’application. Plus de coûts d’impression, plus de feuilles volantes, plus de temps passé à la recherche par vos employés et un impact environnemental réduit.
Accessibilité partout, pour tout le monde
La dématérialisation permet d’accéder aux documents n’importe où, sur n’importe quel appareil, pour vous, vos équipes et les résidents. Vous pouvez accéder instantanément aux états financiers et aux budgets de votre propriété. Accéder aux informations de votre compte personnel. Télécharger une copie du règlement de l’immeuble, de la déclaration de copropriété, de la police d’assurance de la propriété, et plus encore.
Pour vos équipes, cela signifie une productivité accrue, car elles ont toujours accès aux documents dont elles ont besoin. De plus, cela améliore la satisfaction client, car vous pouvez fournir des documents en temps réel.
Simplification des relations avec les résidents
La dématérialisation profite également à vos clients, copropriétaires ou résidents locataires. Vous pouvez mettre à leur disposition les documents dont ils ont besoin en ligne, ce qui fluidifie les relations. De plus, vous pouvez être réactif en leur transmettant des documents facilement et par voie électronique. Cela améliore encore l’expérience client, simplifie les interactions avec les documents, réduit les pertes de temps et diminue les coûts.
L’écologie et la dématérialisation
La dématérialisation réduit considérablement la consommation de papier, d’encre et d’électricité, mais aussi les frais postaux. Elle permet d’économiser sur le papier tout en protégeant l’environnement et fait gagner un temps précieux à vos équipes, qui n’ont plus à manipuler de courrier ni à se rendre au bureau de poste.
Chez UpperBee, nous croyons fermement que chaque geste compte pour réduire notre impact sur l’environnement. Nous sommes fiers de notre rôle en tant qu’experts innovants et leaders dans l’industrie, et c’est pourquoi nous nous engageons à continuer à développer des solutions innovantes pour la gestion immobilière qui réduisent la dépendance au papier et optimisent davantage les processus.
Toute l’équipe reste à l’affût des meilleures pratiques pour minimiser notre impact environnemental.
La plateforme UpperBee contribue à éliminer le gaspillage et à optimiser les processus de gestion immobilière à tous les niveaux.
Rejoignez-nous dans cette transformation digitale de l’industrie de la gestion immobilière !
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