Le 1er juillet approche, y aura-t-il des déménagements dans les copropriétés et immeubles locatifs que vous gérez? Sûrement!
23 juin 2021 | Condo, Gestion Immobilière | Condo, Locatif, Manager
Avez-vous pensé à utiliser toutes les fonctionnalités d’UpperBee pour vous y préparer ? En effet, UpperBee peut grandement vous faciliter la tâche. Vos clients et résidents sont exigeants envers vous et souhaitent obtenir un service et une communication exemplaire ? UpperBee offre toutes les fonctionnalités permettant au gestionnaire d’assurer un service hors pair tout en conservant une bonne relation avec chacune des parties.
Les déménagements et emménagements sont une étape cruciale dans la vie d’un immeuble et peuvent causer bien des maux de tête s’ils ne sont pas organisés en créant un véritable fouillis et désordre, ou des conflits potentiels si les règles ne sont pas respectées. Rien de pire que des va-et-vient non anticipés dans les parties communes pour transporter les effets personnels en tout genre des résidents, meubles, cartons… ou ascenseurs encombrés et indisponibles pendant de longues périodes…
UpperBee regroupe tous les renseignements et services de l’immeuble nécessaire afin d’anticiper sur ces situations, d’être organisé et de communiquer facilement avec tous les acteurs concernés par les déménagements.
Voici une liste des points essentiels à vérifier avant l’arrivée des nouveaux résidents.
Pour les copropriétés, avant tout, pensez à vous référer à votre déclaration de copropriété, plus précisément au règlement de l’immeuble. Si l’Assemblée des copropriétaires a adopté un ou plusieurs règlements visant à encadrer les déménagements, vous y trouverez les règles à respecter. Pour y accéder, c’est facile consultez le registre des règlements de votre immeuble à partir de votre compte UpperBee.
Tout y est généralement précisé.
- Il peut exister des obligations pour les copropriétaires ou propriétaires qui louent leur condo/appartement
- L’obligation d’informer de la date prévue pour l’aménagement
- Demander la réservation d’un ascenseur. À noter dans certains immeubles, ces réservations se font par plages horaires.
- Précisions en ce qui concerne le lieu de déchargement du camion de déménagement, par où transporter les biens? Par le sous-sol, le garage, par le hall d’entrée ? Comment réserver un espace de stationnement pour le camion des déménageurs
- Faut-il aviser les autres résidents/copropriétaires/propriétaires/locataires et comment les informer?
- Prévoir la protection des lieux, halls d’entrée, couloirs, housses dans l’ascenseur pour protéger des éventuels chocs, protections des murs, des sols ou des encadrements de portes…
- Frais à payer pour le déménagement, à qui et combien? Quand doivent-ils être payés? Faut-il aussi prévoir un dépôt d’argent qui sera remboursé si aucun dommage n’est fait aux parties communes de l’immeuble?
- La personne qui emménage doit disposer de tous les accès : clés du condo/appartement, mais aussi clés de la porte du hall d’entrée, éventuel locker, boîte postale, codes d’accès interphone… N’oubliez pas aussi de récupérer les clés des personnes qui quittent l’immeuble!
- En cas de dommage, à qui le syndicat ou les propriétaires devront-ils s’adresser pour obtenir réparation?
- Pensez aussi aux déchets, cartons de déménagement… bien anticiper et informer sur où les déposer, comment trier, dans certains immeubles il existe une surcharge si le résident utilise trop d’espace de stockage…
- Des déchets ont été laissés dans les parties communes? Des cartons ont été abandonnés devant la salle à déchets? Les espaces de stationnement sont encombrés par des véhicules non autorisés? Accès bloqués, ascenseurs détériorés? Utilisez le registre des infractions d’UpperBee pour le signaler.
- Si le jour des déménagements est pluvieux ou pour nettoyer les multiples allers-retours de ces périodes achalandées… Pensez à anticiper et à réserver les services d’une équipe de ménage.
- Pensez à communiquer aux nouveaux résidents/locataires, les informations essentielles à connaître à leur arrivée dans l’immeuble par exemple les collectes de déchet, horaires et lieux de dépose, emplacement des disjoncteurs, des robinets d’arrêt d’eau… Envoyez-leur depuis UpperBee le manuel du résident qui recense tout ce qui est indispensable à connaître.
En plus de permettre les réservations d’espaces de stationnement, les réservations des ascenseurs de l’immeuble, UpperBee met à disposition tous les moyens de communication, dont un service de messagerie instantanée et donne accès à toutes les informations utiles aux résidents : règlements et documents de copropriété, manuel du résident, service de requêtes, calendriers de réservation…
Tout a été pensé dans UpperBee pour optimiser la vie au quotidien dans les immeubles ou copropriétés dans un seul endroit.
Vous avez la possibilité d’envoyer un message via UpperBee à tous les résidents/locataires/copropriétaires ou autres personnes tierces pour rappeler l’existence des règlements, et aussi gérez les réservations et vous conservez un historique complet de ces échanges.
Pour gagner du temps, UpperBee vous permet de créer plusieurs modèles de documents et de réponses afin de répondre rapidement aux questions les plus fréquentes des résidents.
N’oubliez pas que UpperBee est aussi accessible via l’Application mobile accessible sur les appareils iOS et Android !
Pendant ces périodes chargées des déménagements, il est ainsi encore plus facile de gérer vos demandes de services : ouvrir, répondre et suivre efficacement les demandes d’informations et de services des locataires, propriétaires, où que vous soyez.
Les fonctionnalités créées par UpperBee vous permettent de créer, visualiser, mettre à jour et compléter ces demandes de service de tout votre portefeuille immobilier. Ainsi, les propriétaires et locataires peuvent signaler facilement un problème avec l’immeuble ou demander divers services tels que la reprogrammation de l’interphone ou du système d’accès, la réservation d’une installation, le signalement d’une infraction au règlement de l’immeuble, un désordre dans l’immeuble, etc.
Directement dans l’Application, vous pouvez ensuite attribuer ces tâches et gérer vos fournisseurs, et employés, incluant portiers et concierges en les attribuant, puis en surveillant leur exécution d’où que vous soyez à partir de votre téléphone intelligent et l’application mobile UpperBee.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’UpperBee, consultez le détail.
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