De nouveaux locataires ou résidents ont emménagé dans vos immeubles ou dans les propriétés que vous gérez?
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1 juillet 2022 | Copropriété, Déménagement, Gestion Immobilière, immeubles locatifs, Propriétaires | Condo, Locatif, Manager
Vous le savez : la communication avec les locataires et les résidents est essentielle.
C’est le temps de mettre à jour vos registres, de vous assurer que toutes les données sont à jour : registre des résidents, des baux, des assurances, des véhicules… UpperBee vous permet facilement de centraliser toutes ces informations précieuses à une saine gestion immobilière.
Toutes les informations sur vos baux, locataires et résidents centralisées au même endroit dans UpperBee
Voici quelques exemples :
Profils des résidents/Locataires : Première étape! Tenez vos informations à jour. Tous les résidents peuvent consulter et mettre à jour leurs informations personnelles (par exemple, téléphone, contact d’urgence, etc.). Profitez de la période des déménagements pour bien veiller à la mise à jour de ces informations. Conservez ainsi les coordonnées de chaque locataire ou résident, y compris leurs adresses (avant la signature, pendant et après la fin du bail), leurs contacts d’urgence, la liste de véhicules et une copie de la police d’assurance.
Assurances des locataires/résidents : Soyez toujours informé de la couverture d’assurances de vos locataires ou résidents. Vous conservez un dossier numérique des assurances de chacun (p.ex. : la période de couverture, les types et montants des couvertures, etc.). Vous serez ainsi avisé des polices manquantes ou expirées, et pourrez envoyer des rappels aux locataires/résidents concernés…
Le registre des véhicules vous permet de maintenir la liste complète des véhicules de vos résidents et locataires avec les détails: marque du constructeur, modèle, couleur et immatriculation. Ces données sont attachées à la fiche du résident avec les espaces attribués et les coordonnées.
Ces renseignements sont accessibles en permanence et seront précieux en cas d’urgence ou d’infraction.
Règlements de l’immeuble : Conservez vos règlements dans ce registre facile d’accès permettant d’intégrer ces règlements à vos baux, lettres et autres communications en ayant recours aux fonctionnalités de publipostage d’UpperBee. Il n’a jamais été aussi facile de rendre accessibles vos règlements aux différents intervenants qui en ont besoin (agents de location, courtiers, locataires actuels et potentiels, résidents, etc.).
Toutes les informations sur vos baux au même endroit : Conservez les renseignements importants sur vos locataires et résidents afin de toujours garder le contrôle sur les dates d’échéances et gérez vos paiements de loyers simplement.
En savoir plus sur les baux et les registres.
En plus d’être un atout pour la tenue des registres (et aussi la comptabilité), UpperBee est un véritable outil de communication, favorisant les échanges de renseignements entre tous, en toute transparence.
Des outils de communication simplifiés pour augmenter le bien-être de vos partenaires et de votre communauté
Grâce à la messagerie du portail, vous avez la possibilité d’envoyer des messages et autres avis importants aux locataires ou résidents en quelques clics. Par exemple, profitez-en pour envoyer un mémo à tous les nouveaux résidents pour rappeler l’existence de ces règlements et la possibilité d’y accéder directement depuis UpperBee.
Voici quelques autres fonctionnalités bien utiles:
Documents et réponses modèles : UpperBee vous permet de créer plusieurs modèles de documents et de contenus afin de répondre rapidement et efficacement aux questions fréquentes. La puissante fonction de fusion de document et de publipostage d’UpperBee vous permet d’envoyer facilement et automatiquement vos avis et autres communications à un grand nombre de destinataires.
Envois d’avis : Les avis courriel sont un outil efficace permettant d’aviser l’ensemble des résidents d’une panne, de les sensibiliser à une situation particulière, ou de les informer de travaux à venir dans l’immeuble. Bref, s’il vous faut informer ou échanger avec tous vos résidents, cette fonction vous simplifiera la tâche!
Bibliothèque virtuelle : Joignez des documents à presque tout dans UpperBee, factures, bons de commande, offres, contrats, avis, lettres, documents techniques (plans, lettres de garantie, manuels d’utilisation, etc.). UpperBee offre un accès sécurisé et privé à tous vos dossiers. Avec les multiples niveaux d’autorisation d’UpperBee, vous pouvez gérer les accès de tous, et même de vos locataires.
Publipostage : Pourquoi inscrire manuellement les noms et adresses de vos locataires ou résidents sur leurs correspondances alors qu’UpperBee dispose déjà de ces informations? Gagnez du temps en utilisant les outils de publipostage d’UpperBee et faites vos envois en un clic.
Sondages : Diffusez et compilez des sondages auprès de vos locataires/résidents afin d’obtenir leurs opinions sur des sujets variés (améliorations proposées à l’immeuble, amendement de règlements, etc.).
Une communication facile avec vos résidents : UpperBee est là pour simplifier vos communications avec les locataires et les résidents de vos immeubles et augmenter le bien-être de vos partenaires et de votre communauté.
En savoir plus sur tous les outils de communication d’UpperBee.
L’environnement de gestion d’UpperBee vous permet de mettre à la disposition des résidents et locataires toute une panoplie de documents et d’informations. Rendre ces informations accessibles aux usagers diminuera de beaucoup les questions que vous recevrez et facilitera votre travail au quotidien.
Rappelez aux résidents et locataires qu’ils peuvent utiliser les Requêtes de service pour s’adresser à vous. En retour, vous pourrez gérer, suivre et répondre efficacement à ces demandes d’informations et de services des résidents, propriétaires ou investisseurs. Ces requêtes seront ainsi centralisées à un endroit simple d’accès et où toute l’information et les échanges sont regroupés. Plus besoin de chercher dans vos courriels, tout ce qui est en lien avec un dossier est à un endroit. Un outil simple et convivial pour tenir votre communauté informée et vous permettre de rester en contrôle. Définissez des alarmes et des rappels afin que rien ne vous échappe.
UpperBee offre des automatisations simples qui vous seront utiles pour optimiser votre gestion, bonifier vos investissements et améliorer le confort des résidents.
Profitez de ces nombreuses fonctionnalités automatisées afin de minimiser le temps que vous consacrez à la gestion immobilière pour économiser du temps et de l’argent.
En savoir plus sur les automatisations d’UpperBee.
Curieux de découvrir les interactions possibles ? N’hésitez pas et pensez à inviter les locataires et résidents à se connecter à la plateforme!
L’application mobile d’UpperBee fonctionne sur les appareils iOS et Android.
Si vous avez des questions, vous pouvez toujours nous contacter via ce formulaire.
À bientôt !
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