Technique : Fonctionnalités*
Configurateur d'équipement
Nous savons que documenter un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) n'est pas une tâche facile. C'est pourquoi UpperBee Locatif accélère l'intégration de nouvelles propriétés en simplifiant le processus de documentation des équipements.
Au lieu de documenter minutieusement chaque équipement trouvé dans un bâtiment, UpperBee Locatif inclut un configurateur simple d'utilisation qui vous permet d'ajouter les équipements requis en fonction de leurs types (par exemple 2 ascenseurs, 3 pompes à chaleur, 1 piscine extérieure, etc.) en vous donnant l'option de les détailler au fil du temps, et ce, sans jamais perdre les avantages qui découlent de l’utilisation d’un GMAO qui incluent, entre autres, la création de listes d'équipements, de systèmes, de calendriers de maintenance, et de pouvoir lier vos équipements à des contrats, des bons de commande, bons de travail, factures, etc.
Documenter de grandes propriétés tout en les gérant n'a jamais été aussi simple.
Listes d'appareils et de meubles
Lors de la location d'appartements meublés ou partiellement meublés, il est toujours judicieux de faire l'inventaire de son mobilier avant que le locataire ne l'occupe. Si vous ne le faites pas, vous risquez qu'un locataire quitte et vous laisse avec des appareils ou un mobilier différents ou pire encore sans aucun appareil ni mobilier. Ces tristes situations, malheureusement trop fréquentes, vous laissent avec de coûteuses factures de remplacement et très peu de chances de récupérer votre argent. Avec UpperBee Locatif, vous pouvez créer une liste d'inventaire spécifique à chacun de vos appartements, complète avec les modèles d'appareils, les numéros de série et les photos. Vous pouvez également documenter l'état, la quantité et les types de meubles inclus de la même manière. Finalement, UpperBee Locatif vous permet de gérer votre inventaire d'électroménagers et de meubles de remplacement, si nécessaire.
Carnet d’entretien de l'immeuble
UpperBee simplifie le processus de création d’une liste d’équipements, suivi des modifications, lier des factures et mettre en place des rappels d’entretien périodiques.
Tâches récurrentes ou périodiques
Contrôlez vos risques. Planifiez et attribuez des tâches de maintenance ou de conformité réglementaire aux membres de votre équipe, y compris les concierges, le personnel de maintenance, les mécaniciens du bâtiment, les gestionnaires, etc. et suivez en temps réel la réalisation des tâches assignées.
Bons de commande
Gardez le contrôle de vos dépenses.
Obligez votre personnel à acheter seulement auprès de fournisseurs agréés. Associez vos bons de commande à vos équipements, contrats ou demandes de services spécifiques afin de lier automatiquement les bons de travail et les factures à votre carnet de maintenance, et complétez divers rapports et analyses.
Attribution de tâches aux employés
Gérez votre équipe de fournisseurs, d'employés, de portiers et de nettoyeurs en établissant des horaires de travail et des plans de tâches. Accédez à ces tâches, attribuez-les et contrôlez leur exécution de votre bureau ou en déplacement avec l'app mobile.
Gestion d’inventaire physique
Lorsque vous louez un appartement meublé ou partiellement meublé, faites l'inventaire des meubles, des fournitures et des électroménagers pour vous assurer que rien ne manque lorsque votre locataire déménage. Avec UpperBee Locatif, il est facile de créer une liste d'inventaire spécifique à chacun de vos appartements, avec les modèles d'appareils, les numéros de série et des photos. Vous pouvez documenter l'état, la quantité et les modèles de la même manière.
Livraison de colis
Informez les résidents, par courriel ou SMS, lorsqu’un colis qui leur est destiné est arrivé à l’immeuble et les attend à la réception. Vous pouvez suivre la livraison des colis dans le bâtiment et leur remise au destinataire dans le bâtiment, tout en tenant un journal de cette activité pour référence future.
Carnet d’entretien de base
Votre bâtiment est plus petit et vous n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités d'un système complet de gestion de la maintenance informatisée (GMAO), ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous. Le carnet d'entretien de base d'UpperBee Locatif est fait sur mesure pour répondre aux besoins des petites propriétés. Ajoutez simplement vos équipements, les entretiens requis et enregistrez quand les activités de maintenance sont effectuées, c'est aussi simple que cela.
Carnet d’entretien avancé et listes d'équipement
Le système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) d'UpperBee Locatif permet d'inventorier les équipements mécaniques d'un bâtiment et d'attribuer à chacun d'eux un code de classification Uniformat II, un emplacement et une zone. Reliez les équipements aux contrats existants, gérez vos équipements ou pièces de remplacement, détaillez les composantes d'un équipement donné (courroies, filtres, etc.) et ses caractéristiques (dimensions, puissance, RPM, etc.) et définissez sa plage de fonctionnement (ex. RPM minimum et maximum). Regroupez vos équipements en systèmes et créez des listes d'équipements critiques. Joignez vos listes d'équipements à vos devis techniques et contrats afin de vous assurer que tous vos équipements sont correctement entretenus.
Horodateur
Suivez le temps passé sur place par vos employés, vos fournisseurs, etc.
Définissez des alarmes afin d’être informé d’une absence ou d’un retard. UpperBee exploite la technologie NFC (Near Field Communication) et vous permet de placer des balise NFC dans les bâtiments de vos clients. En utilisant des téléphones mobiles avec connectivité internet (Android MD ou iPhone MD) dotés de la fonctionnalité NFC, tous les utilisateurs sur site peuvent faire part de leurs entrées et sorties des immeubles.
Feuilles de temps automatisées
Utilisez la technologie NFC (Near Field Communication) ou à code à barres pour suivre l'activité de vos employés.
UpperBee peut produire des feuilles de temps automatisées qui peuvent être utilisées à des fins de gestion et de saisie des salaires.
* Disponible seulement pour les utilisateurs d'UpperBee Manager